公司秘書服務常見問題

1. 公司秘書的職責是什麼？

公司秘書的主要職責是確保公司之日常營運已符合有關法例要求，協助通知政府有關公司架構的改變。
2. 我的有限公司可以沒有公司秘書嗎？

《公司條例》第474條規定，公司必須有一名公司秘書。
3. 為什麼我不能同時成為一人公司的股東、董事及公司秘書？

《公司條例》第475條規定，私人公司的董事如屬該公司唯一董事，則不得兼任該公司的公司秘書。
4. 我不是香港居民，可以成為公司秘書嗎？
公司秘書必須由以下人士擔任：
- 長居香港的香港居民
- 在香港設有註冊辦事處或在香港設有營業地點的法人團體
5. 我可以用自己的有限公司作為我其他有限公司的公司秘書嗎？
作為參考，如你們不符合以下條件，則有關公司須申請信託或公司服務提供者牌照才可以成為該公司的公司秘書︰
- 你們是某公司集團的成員；
- 你們並沒有就向該集團的其他成員提供的公司服務收取費用；及
- 你們只向該集團的其他成員而非任何其他人士提供公司服務。
上述情況是一個無須申請信託或公司服務提供者牌照的例子。
至於某公司集團的某成員純粹向該集團的其他成員提供公司服務的情況下，該成員通常不會被視為以業務形式提供公司服務，亦通常無須申請信託或公司服務提供者牌照。
如對個別情況有疑問，可考慮徵詢專業意見。
6. 智尚商務中心的公司秘書服務可以為我辦理那些文件？
S1 基本計劃：
- 周年申報表（NAR1）
S2 商務計劃：
- 周年申報表（NAR1）
- 編製/更新重要控制人登記冊及成員登記冊
- 商業登記證續期
S3 專業計劃：
- 周年申報表（NAR1）
- 編製/更新重要控制人登記冊及成員登記冊
- 商業登記證續期
- 周年股東大會議記錄
- 提交開業通知 /沒營運會議紀錄
- 更新業務性質或業務名稱
- 更改營業地址、註冊地址
- 更改公司名稱
- 申請分行商業登記證
- 分行更改資料
- 董事委任及辭任
- 更改董事資料
- 增加註冊資本
其他
- 股份轉讓 [ 需根據公司的實際營業額及銀行交易量另行報價 ]
- 撤銷有限公司 [ 需根據公司的實際營業額及銀行交易量另行報價 ]
- 撤銷無限公司
- 取消分行商業登記證
- 取消有限公司"除名"狀態
- 以行政方式恢復有限公司註冊
- 申請不活動公司
- 下載公司註冊處文件紀錄
- 下載公司註冊處文件紀錄 (核證本)
7. 智尚商務中心的公司秘書服務會為我簽署我一切要求的文件嗎？

我們會為您準備並簽署秘書服務計劃內授權簽署的文件。

此外的文件如需由公司秘書簽署，客戶需將文件交予我們審批，公司將根據文件的內容、時限或相關責任等收取行政費，審批一般需時 7 個工作天；如果該文件屬於法律文件，我們將先收取檢閱文件引起的相關律師費。智尚商務中心對是否簽署任何服務計劃外的文件擁有最終決定權並有絕對權力拒絕相關要求。
8. 我要如何配合公司秘書執行工作？

如客戶於服務期內有任何內部變更 / 資料改動 / 自行遞交過任何文件到公司註冊處，客戶必須於7個工作日內將文件副本主動回傳至本司，否則本司會根據現有紀錄準備文件。如遞交文件後需作任何更改或有關文件不被公司註冊處接納，所造成的行政費或罰款將由客戶自行承擔。
9. 周年申報表（AR）是什麼？

周年申報表是一份具指明格式的申報表，載列截至申報表製備日期為止的公司資料，例如註冊辦事處地址、股東、董事和公司秘書的資料。
10. 遲交周年申報表的罰款及後果是？
逾期交付周年申報表的公司，須繳付較高的登記費用。本地私人公司逾期交付周年申報表時須繳付的登記費用如下：

遲交周年申報 - 政府罰款，細則：
- 如在公司的申報表日期＠後超過42日但不超過3個月 - HK$870
- 如在公司的申報表日期＠後超過3個月但不超過6個月 - HK$1,740
- 如在公司的申報表日期＠後超過6個月但不超過9個月 - HK$2,610
- 如在公司的申報表日期＠後超過9個月 - HK$3,480
@公司成立為法團之日的周年日

《公司條例》第662條規定，本地私人公司如未有遵從該條文，該公司及其每名責任人可被檢控，一經定罪，可被處失責罰款。每次失責最高可被處罰款港幣50,000元。如持續失責，則可被處按日計算的失責罰款港幣1,000元。
11. 遲交商業登記續期費的罰款及後果是？

《商業登記條例》第10條(11)規定，凡未有於指定繳費時間內全數繳付商業登記費，稅務局可向逾期未繳交的繳費通知書徵收罰款。法例規定任何人士倘未有依照《商業登記條例》的規定辦理，可被罰款最高 $5,000及入獄一年。